สวัสดีครับกรรมการกับชูก้าตี้บายแซ่บเหตุการณ์ครับผมสุเมธจิตภักดีบดินทร์ดำเนินการนะครับแอบซ่อนนิยามใหม่โสดของวันจันทร์ซึ่งก็คือเรื่องของซอฟสกิลเดนะครับวันนี้จะหยิบยกตัวของบทความมาจากทางฝั่งของกรุงเทพธุรกิจนะครับว่าวิจัยชี้ประชุมเยอะยิ่งๆกินพลังงานชีวิตสติหลุดทำงานไม่มีประสิทธิภาพ คือด้วยความที่อันนี้เป็นผมว่าเป็นเรื่องสำคัญในเรื่องของการประชุมนะครับว่าจริงๆแล้วมันควรจะมีการโฟกัสไปที่พอยท์แต่ละพอยท์เลยว่าเราจะคุยเรื่องอะไรบ้าง
หนึ่ง สอง 3 4 และคุยให้จบตามนั้นไม่ควรจะมีอะไรที่มันนอกเหนือไปกว่านั้นนะครับดังนั้นเป็นภาระที่สำคัญที่จะหยิบยกมาว่าเอ้ยทำไมตัวของการประชุมที่นานเกินไปอาจจะไม่ดีนะครับ
จากข้อมูลของอาเซียนบริษัทซอฟต์แวร์พบว่าเหล่าผู้บริหารของบริษัทชั้นนำในเวลาประชุมเฉลี่ย 18
ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยตั้งแต่เช้าจนถึงเที่ยงของทุกวันเป็นเวลาของการประชุมซึ่งทำให้ก้าว 10%
ของผู้ตอบผลสำรวจสมาธิหลุดระหว่างประชุมคณะที่ 7 3% ทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุมและ
47% ระบุว่าการประชุมเป็นเรื่องที่เสียเวลามากที่สุดในการทำงาน
งานวิจัยที่ตีพิมพ์ในราชบัณฑิตสภาทางวิทยาศาสตร์แห่งสหราชอาณาจักรปี สอง 5 5
นะครับที่ทำการศึกษาสัญชาตญาณพฤติกรรมทางระบบประสาทที่แสดงออกในกลุ่มผู้เข้าประชุม ด้วยวิธีการถ่ายภาพด้วยคลื่นสนามแม่เหล็กภายในสมองและการจัดอันดับไอคิว
งานวิจัยดังกล่าวพบว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะมีไอคิวลดลงประมาณ 15%
หลังเข้าร่วมการประชุมเนื่องจากความเบื่อหน่ายและการเหม่อลอยระหว่างประชุมรวมถึงความเห็นที่เสนอไปไม่ได้รับการยอมรับหรือแม้แต่ถูกวิพากษ์วิจารณ์กลางที่ประชุมส่วนที่เป็นสาเหตุที่ทำให้ไอคิวลดลงทั้งนั้นทั้งสิ้นนะครับไอคิวลดลงเนื่องจากเป็นผลกระทบจากการรับรู้ตัวตนที่อยู่ในสถานะที่ต่ำกว่าคนอื่นและส่งผลออกมาผ่านการตอบสนองทางพฤติกรรมในระบบประสาทที่เฉพาะเจาะจงซึ่งสอดคล้องกับงานวิจัยหลายชิ้นพบว่าการใช้เวลามากเกินไปในการประชุม 3 ารถเพิ่มความเครียด
ทำให้ไม่มีสมาธิในการทำงานได้ไม่ว่าจะเป็นการประชุมระยะยาวหลายชั่วโมงหรือการประชุมระยะสั้นติดกันหลายๆร่วมประชุมเองก็ตาม แต่ในเมื่อเราเลิกประชุมไม่ได้แล้วจะมีการวิธีการใดที่จะทำให้ประชุมนั้นมีประสิทธิภาพและไม่สิ้นเปลืองพลังงานของผู้เข้าร่วมประชุมจนเกินไป
หนึ่ง เริ่มประชุมด้วยการอ่านเอกสารการประชุมเจฟฟ์เบซอสนะครับหรือก็คืออดีตซีอีโอของอเมซอนได้เคยกล่าวไว้ในปี
สอง 5 วงนึงว่าการปรับเปลี่ยนรูปแบบการประชุมในองค์กรจะเป็นสิ่งที่ฉลาดที่สุดที่อเมซอนเคยทำมาโดยขอให้ยกเลิกการนำเสนอเพาเวอร์พอยท์ระหว่างการประชุมและจะเริ่มการประชุมโดยการให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านข้อมูลการประชุมอย่างละเอียดครบทุกหัวข้อในวาระการประชุมเบซอสกล่าวว่าตัวของการปล่อยให้แต่ละคนได้อ่านเอกสารเงียบๆจะช่วยให้เกิดการสนทนาและการแลกเปลี่ยนความเห็นที่ดีในขณะเดียวกันก็เป็นวิธีที่สร้างความมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนอ่านเอกสารการประชุมอย่างแน่นอน
การประชุมเอกสารไปทางอีเมล์เพียงอย่างเดียวนั้นไม่พอผู้บริหารมักจะเออออห่อหมกไปเป็นตามอ่านเอกสารการประชุมแล้วทั้งที่ความเป็นจริงแล้วพวกเขาอาจจะยุ่งจนไม่มีเวลาอ่านก็ได้นะครับดังนั้นเนี่ยโดยปกติจะตัวของทางเบซอสจะเริ่มการประชุมโดยให้องค์ประชุมอ่านเอกสารการประชุมจากกูเกิลนกประมาณ 10
นาทีซึ่งวิธีนี้ช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจเนื้อหาการประชุมอย่างตรงกันและช่วยให้เราทำงานได้หลากหลายนะครับ สอง
นะครับประชุมให้กระสั้นกระชับและบันทึกการประชุมเบศรยังกล่าวอีกว่าการประชุมบันทึกการประชุมนั้น 3
ารถช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ร่วมประชุมพูดคุยกันนอกเรื่องและช่วยให้การประชุมในช่วงเวลาสั้นๆเท่าที่ทำได้อีกทั้งไม่สูญเสียรายละเอียดเป็นสำคัญด้วย โดยเบซอสระบุว่าบันทึกการประชุมที่ดีไม่ควรเกิน
6 หน้าและถ้าเป็นไปได้ระยะเวลาการประชุมไม่ควรเกิน
หนึ่ง ชั่วโมง ดังนั้นการประชุมเฉพาะเรื่องที่สำคัญและต้องการความเห็นของมติที่ประชุมเพื่อการตัดสินใจเท่านั้นงดการประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ใดๆทั้งสิ้น
เพราะนอกจากจะเสียเวลาโดยใช่เหตุยังเสียทรัพยากรโดยไม่จำเป็นอีกด้วยจากข้อมูลของอาเซียนนะครับพบว่า สอง 5 5 8
บริษัทในสหรัฐฯเสียค่าใช้จ่ายสำหรับการประชุมที่ไม่จำเป็นต่อธุรกิจไปถึง 37,000 ล้าน $1
เลยทีเดียวนอกจากนี้ในแต่ละการประชุมนะครับยังควรเชิญเฉพาะคนสำคัญที่จำเป็นและมีความเท่าเทียมกันเพื่อให้ทุกคนรู้สึกเท่ากันและไม่น้อยเนื้อต่ำใจพร้อมให้การสนับสนุนไอเดียของทีมด้วยกันพูดเชิงบวกมากกว่าการทำให้คนในทีมเสียเสียหน้าหรืออาจจะใช้กฎพิซซ่า สอง
ถาดที่เบซอสใช้บริหารอเมซอนจนประสบความสำเร็จ 3 กดพิซซ่า สอง ถาดถาดพิซซ่า สอง
ถาดไม่ 3 ารถทำให้คนในที่ประชุมอิ่มได้แสดงว่าคนในห้องประชุมนั้นมีเยอะเกินไปซึ่งจะทำให้การประชุมนั้นไม่เกิดประโยชน์สูงสุด
เบซอสพูดถึงวิธีการทำงานของเขาได้เปรียบเทียบกับพิซซ่า สอง
ถาดนะครับโดยหัวใจหลักของวิธีก็คือแบ่งพนักงานออกเป็น สอง ทีมทีมละไม่เกิน 10
คนเพราะเบซอสเชื่อว่าการทำงานที่ให้มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องมีคนเยอะยิ่งมากคนยิ่งมากความที่เล็กและจะช่วยให้มีการสื่อสารข้อพิพาทน้อยลงไหมพูดคุยกันจนบานปลายหาข้อสรุปได้เร็วและก็โฟกัสกับการทำงานมากยิ่งขึ้นขณะที่ริชาร์ดแฮคแมนนะครับนักจิตวิทยาด้านการจัดการนำเสนอสูตรคำนวณเพื่อหาความเชื่อมโยงระหว่างคนในทีมได้ว่าเอ็กซ์คูลเอ็น -1 หาร สอง
โดยทีเอ็นเท่ากับจำนวนคนในทีมซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าหากตัวเลขคนในทีมเพิ่มขึ้นก็จะมีความเชื่อมโยงระหว่างทีมมากขึ้นหากมีที่มีสมาชิก 6 คนก็จะเชื่อมโยงระหว่างกันเพียง
15 เรื่องแต่หากสมาชิกในทีมเพิ่มเป็น
12 คนความเชื่อมโยงก็จะเพิ่มเป็น 66
เรื่องเลยทีเดียวทำให้มีโอกาสพูดคุยกันนานขึ้นจนหาข้อสรุปไม่ได้และความเข้าใจกันก็จะน้อยลงด้วยเช่นกัน ข้อ 4
ข้อสุดท้ายนะครับพนักงานพูดก่อนหัวหน้าผู้เป็นคนสุดท้ายรอเล่นฟรานเชสก้าแฟนสาวของเบซอสนะครับได้เปิดเผยกับหนังสือพิมพ์เดอะวอลล์สตรีทเจอร์นัลเมื่อเร็วๆนี้นะครับได้พูดถึงเจบก็เหมือนมีมาสเตอร์คลาสทุกวันเขาสอนเกี่ยวกับการจัดการสิ่งต่างๆเสมอโดย หนึ่ง
ในบทเรียนสำคัญที่ซานเชซได้จากทางเบซอสก็คือควรปล่อยให้พนักงานได้พูดก่อนโดยเชฟได้กล่าวว่าตัวของหัวหน้านั้นควรจะต้องเป็นคนพูดทีหลังปล่อยให้ลูกน้องได้พูดให้หมดก่อนเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ถูกความคิดเห็นของคุณครอบงำเมื่อพนักงานแต่ละคนนำเสนอความคิดเห็นของตัวเองแล้วจะต้องบันทึกลงในรายการประชุมซึ่งนอกจากป้องกันการครอบงำทางความคิดแล้ว ยังไม่เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประจบประแจงล่าผู้บริหารด้วยการเห็นด้วยกับความคิดของพวกเขาไปเสียทุกเรื่องอีกด้วยจะเห็นว่าวิธีการประชุมของเจฟฟ์เบซอสนั้นให้ความสำคัญกับผู้ร่วมประชุมฯและทีมงานรวมถึงพยายามทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วยใช้เวลาที่สั้นลงแต่ได้ข้อมูลให้ครบถ้วนมากที่สุดเพราะทุกวินาทีนั้นมีค่า
3 ารถสร้างรายได้ให้แก่ธุรกิจได้ขณะเดียวกันยังเป็นการเซฟพลังงานให้นายจ้างและลูกจ้างได้อีกด้วย
ก็ประมาณนี้ครับสำหรับในเรื่องของการประชุมจะทำยังไงให้ประชุมได้อย่างเหมาะสมแล้วก็การประชุมที่ไม่ดีที่มันเยอะเกินไปเกิดผลเสียอะไรบ้างนะครับขอบคุณทุกๆท่านที่เข้ามาติดตามกันสำหรับวันนี้ลาไปก่อนสวัสดีครับ